Tapahtumajärjestämisessä aikataulut ovat tiukat ja töitä tehdään joskus kellon ympäri. Miten Ramirentin event-tiimi on saavuttanut asiakkaiden luottamuksen?
Erilaisissa tapahtumissa tarvitaan valtava määrä vuokrakalustoa: erityyppisiä aitoja, tiloja yleisölle ja esiintyjille, lava- ja muita rakenteita sekä koneita tapahtumaa rakennettaessa ja purettaessa. Kaiken pitää hoitua tiukalla aikataululla, eikä virheisiin ole varaa.
Tapahtumaliiketoiminnalla on aivan oma asiakaskuntansa. Itsestäänselvyys ovat tapahtumajärjestäjät, mutta on myös muita ryhmiä, joilla on samankaltaisia tarpeita: vuokrakalustoa tarvitaan lyhytkestoisesti, nopeasti ja yllättävissä tilanteissa. Tästä esimerkkinä mainittakoon vaikkapa Suomen Rajavartiolaitos, joka syksyllä 2023 tarvitsi pikaisella aikataululla aitakalustoa. Samaan kategoriaan sopii myös nopeasti järjestetyt koronatestausasemat keväällä 2020. Lisäksi asiakkaat tarvitsevat esimerkiksi generaattoreita sähkökatkoissa.
Näitä asiakkaita ja tarpeita Ramirentillä palvelee tapahtumaliiketoiminta eli event-tiimi. Kesäaika on tiimille yhtä hulabaloota suurten festareiden ja muiden kesän tapahtumien pyörityksessä. Talvikaudella tehdään enemmän myyntityötä, hankitaan uusia asiakkuuksia, hoidetaan neuvotteluja ja laaditaan tarkat suunnitelmat kaluston osalta seuraavaksi kesäksi.
Liiketoimintaa pyöritetään olemassa olevalla konevuokraamon kalustolla. Tästä hyötyy sekä event- että perusvuokraamoliiketoiminta: erilaista kalustoa hyödynnetään eri aikoina molemmilla puolilla. Esimerkiksi kuormaajia on talvella paljon aurauskäytössä, ja kesällä niitä hyödynnetään tapahtumien rakentamisessa. Keväällä investoidaan uusiin aitoihin, jotka kesän tapahtumien jälkeen päätyvät hyväkuntoisina vuokraamoihin muiden asiakkaiden käyttöön.
Muutkin konevuokraamot palvelevat tapahtumajärjestäjiä, mutta Ramirent on nykyään suurin tekijä suurimmalla kalustomäärällään. Tärkeimpänä vahvuutena on Ramirentin oma erityinen event-tiimi, jolla on raudanluja kokemus tapahtumista. Olemme olleet jo vuosien ajan mukana Suomen isoimmissa tapahtumissa, kuten Ruisrockissa, Flow Festivalissa ja Blockfestissä.
Temppu ja miten se tehdään
Tapahtumaliiketoiminnassa kaikkein oleellisinta on palvelu. Tapahtumat ovat lyhytkestoisia, ja niiden järjestämisessä tärkeintä on pysyä tiukoissa aikatauluissa. Ramirentin event-liiketoiminnan Team Leader Hanna Launonen kertoo: ”Bisneksen luonne poikkeaa perusvuokraamotoiminnasta. Tapahtumia ei voi hoitaa arkisin kahdeksasta neljään, vaan saatavilla on oltava tapahtumien aikaan käytännössä kellon ympäri. On oltava valmis reagoimaan salamannopeasti.”
Launonen jatkaa: ”Oma tiimimme on asiakkaan kannalta todella hyvä asia. Yksi ihminen hoitaa koko tapahtuman alusta loppuun. Projektipäällikkö tietää tapahtumasta ’kaiken’ ja on käytettävissä 24/7, kun tapahtumaa aletaan rakentaa. Asiakkaan ei tarvitse itse kysellä mitään muualta kuin projektipäälliköltä. Tietysti projektipäälliköllä on myös varahenkilö, mikä lisää mielenrauhaa.”
”Saamme paljon hyvää palautetta saavutettavuudesta. Kun kyse on lyhyistä tapahtumista ja niiden rakentamisesta, esimerkiksi huoltopalveluiden nopea saatavuus on äärimmäisen tärkeää”, Launonen kertoo.
Se ammattitaito!
Event-tiimin projektipäälliköt saavat Hanna Launoselta kehuja: ”Kaikilla projektipäälliköillämme on pitkä kokemus tapahtumista, mikä hyödyttää asiakkaita valtavasti. Osaamme ottaa huomioon asioita, jotka eivät muille välttämättä tulisi mieleenkään. ’Haistamme ongelmat’ jo etukäteen.”
”Tämä näkyy esimerkiksi niin, että tunnemme tietyn tapahtuma-alueen jo entuudestaan. Tiedämme, että kyseisessä paikassa kurottaja on parempi vaihtoehto kuin trukki, tai että maapohja ei kestä tietynpainoista autoa. Joskus joudumme valitettavasti torppaamaan asiakkaan korkealentoisia ideoita, jos niitä ei pysty turvallisesti toteuttamaan. Tätä asiantuntemustamme hyödyntävät etenkin pienemmät tai alalla uudet tapahtumajärjestäjät”, Launonen kuvailee. ”Joka kesä opimme silti ainakin jotain uutta!”
Event-tiimi on keskenään pohtinut, miten he jaksavat työskennellä niin intensiivisesti koko kesän. Hanna Launonen kuvailee: ”Keväällä sitä menee jonkinlaiseen ’tilaan’. Sanoisin, että jokin palikka ’naksahtaa’ tiettyyn asentoon. Energiaa riittää lähes loputtomasti ja elämme tavallaan omassa tapahtumakuplassamme. Painamme sata lasissa, ja tiedämme samalla, että syksyn koittaessa tilanne taas rauhoittuu.”
Asiakastyytyväisyys huippua
Ramirentin event-tiimiin ollaan asiakkaiden taholta varsin tyytyväisiä. Nopean palvelun ja saavutettavuuden jälkeen tärkein yksittäinen tekijä asiakastyytyväisyydessä on se, että tilaus–toimitusputki varmistetaan aina viimeisen päälle.
Event-tiimi tarkistaa kaikki tapahtumaprojektin ”liikkuvat osat” moneen kertaan: aikataulut, kalustosaatavuuden ja niin edelleen. Suuri osa logistiikasta hoidetaan itse, eli tapahtumien ajojärjestely otetaan omiin käsiin. Myös laskutus hoidetaan tiimin omin voimin.
Tapahtuman jälkeisessä palautepalaverissa käydään kaikki vielä läpi asiakkaan kanssa. Myös tuleva lasku tarkistetaan yhdessä niin, että siinä varmasti on kaikki oikein.
Miten tähän on tultu
Hanna Launonen värvättiin Ramirentille suoraan koulun penkiltä hänen opiskellessaan tuotantotalouden insinööriksi. Ensimmäinen tehtävä konevuokraamossa oli saatavuusvastaava ja sen jälkeen ajojärjestelijä.
Toimiessaan Turun kalustokeskuksessa ajojärjestelijänä Launonen sai hoitaakseen Ruisrockin vuokrakaluston saatavuuden. Tästä kumpusi innostus tapahtumia kohtaan, ja häntä alettiin satunnaisesti hyödyntää myös muiden tapahtumien osalta esimerkiksi Helsingissä.
Jonkinlaisena käännekohtana voidaan pitää AC/DC:n jättikeikkaa Hämeenlinnassa 2015. Tapahtumaan tarvittiin valtava määrä työmaatiloja, ja Launonen hoiti kokonaisuuden esimerkillisesti. Ramirentillä heräsi ajatus nimetä yksi henkilö vastaamaan kasvavasta tapahtumaliiketoiminnasta – Hanna Launonen.
Tätä ennen erilaisten tapahtumien kalustovuokraus hoidettiin aina paikallisten asiakkuuspäälliköiden ja vuokraamoiden toimesta, kalustokeskusten huolehtiessa saatavuudesta itse. Nyt event-tiimin otettua ohjat käsiinsä hyödynnetään koko Suomen kalustomäärää eivätkä kalustokeskukset jää yksin. Toki yhäkin tietyt tapahtumat hoituvat alueellisen asiakkuuspäällikön kautta tämän niin halutessa, sillä alalla palvelu henkilöityy vahvasti, ja joillain tapahtumilla on pitkät perinteet asiakkaanamme.
Launosen asetuttua vetämään event-liiketoimintaa hän alkoi tehdä myös aktiivisesti myyntiä ja näin hankkia uusia asiakkuuksia. Ensimmäisen menestyksekkään kesän jälkeen hänelle luvattiin seuraavaksi kesäksi apulainen.
Liiketoiminta kasvoi roimasti, ja huomattiin, että terästelineille olisi tapahtumissa paljon kysyntää. Koska Ramirentin projektiliiketoiminta ei isoilta projekteiltaan voinut irrottautua hoitamaan nopeita tapahtumatarpeita, event-tiimiin palkattiin yksi henkilö hoitamaan nimenomaan telinepuolta.
2022 oli tapahtumien supervuosi!
Event-bisnes jatkoi kasvuaan – Launosen sanojen mukaan ”vuonna 2019 kauppoja tuli ovista ja ikkunoista”. Sitten vuonna 2020 iski korona ja tapahtuma-ala hiljeni. Se ei kuitenkaan kestänyt aikaansa pidempään, ja vuosi 2022 olikin jo ”tapahtumien supervuosi”, joka rikkoi kaikki edelliset ennätykset.
Katse tulevaisuuteen
Event-liiketoiminta on kasvanut ja tiimin koko samoin. Nyt Launosen mukaan aletaan olla tilanteessa, jossa kaikki resurssit huomioiden teemme kesäisin maksimimäärän tapahtumia.
”Tavoitteemme on saavutettu – olemme mukana kaikissa isoissa kesän tapahtumissa. Nyt haemme kasvua talvikauden tapahtumista ja uusista asiakasryhmistä”, Launonen kertoo.
”Olemme saaneet talven kalenteriin mukavasti hiihtokilpailuita, ja esimerkiksi Rukan hiihdon ja Kontiolahden ampumahiihdon maailmancupit ovat meille jo perinne. Lisäksi esimerkiksi erilaiset yritystapahtumat kesäkauden ulkopuolella sopivat täydellisesti Ramirentin kalustoaikatauluihin”, Launonen jatkaa. ”Kehitämme koko ajan myös uusia palveluita, kuten esimerkiksi valmiita telinepaketteja tapahtumajärjestäjille. Pyrimme myös myymään enemmän omia palveluitamme, kuten kaluston asennuksia.”
Tuoreimpana uudistuksena yksi event-tiimin projektipäälliköistä keskittyy talvikaudella erityisesti myyntiin ja uusasiakashankintaan.
Kun Hanna Launoselta kysyy mieleenpainuvinta tapahtumakokemusta, hän vastaa: ”Kyllä se on hiihdon maailmanmestaruuskisat Lahdessa vuonna 2017. Tuolloin hoidin tapahtumaa Ramirentin puolelta yksin. Se oli valtava projekti ja kaikki meni aika lailla nappiin. Muistan yhä, miten kylmä Lahdessa oli, mutta sekään ei haitannut yhtään!”
